Muitas empresas procuram aumentar produtividade reduzindo despesas, implantando novas tecnologias ou cobrando mais eficiência das equipes. Entretanto, uma parcela significativa dos custos e da baixa produtividade pode estar escondida na própria rotina da organização.
São atividades realizadas todos os dias que consomem tempo, dinheiro e capacidade das pessoas, mas pouco ou nenhum valor entregam ao cliente.
No Lean, essas atividades são chamadas de desperdícios.
Originalmente, o Sistema Toyota de Produção identificou sete grandes desperdícios. Posteriormente, o conceito foi ampliado com um oitavo: a subutilização do talento e conhecimento das pessoas.
Embora tenham origem na indústria, os 8 desperdícios podem ser encontrados praticamente em qualquer ambiente: tecnologia, bancos, hospitais, varejo, vendas, escritórios, logística ou serviços.
Por que identificar desperdícios?
Um dos principais desafios é que, com o passar do tempo, as pessoas se acostumam com os problemas.
Uma aprovação que demora três dias, uma reunião improdutiva ou um relatório que ninguém utiliza podem passar a ser considerados simplesmente parte do trabalho.
O Lean procura tornar esses desperdícios visíveis para que possam ser eliminados ou reduzidos.
Os 8 desperdícios são:
- 1. Defeitos: erros que exigem correção ou retrabalho. Um produto com problema é um exemplo evidente, mas também existem defeitos administrativos: cadastro incorreto, contrato com informações erradas, falha em software ou pedido processado incorretamente. Além do custo da correção, defeitos podem afetar a experiência do cliente.
- 2. Superprodução: produzir mais, antes ou em quantidade superior à necessidade. Na indústria, significa fabricar sem demanda. Em escritórios, pode representar relatórios desnecessários, funcionalidades que ninguém solicitou ou apresentações excessivamente detalhadas.
- 3. Espera: tempo em que pessoas, informações ou processos ficam parados. Aprovações, respostas de e-mails, indisponibilidade de sistemas e decisões pendentes são exemplos comuns. Muitas vezes, uma atividade leva poucas horas para ser executada, mas semanas para atravessar a organização.
- 4. Talento não utilizado: ocorre quando conhecimento, criatividade e experiência das pessoas são subutilizados. Profissionais qualificados realizando tarefas repetitivas ou colaboradores que identificam problemas diariamente, mas não possuem espaço para propor melhorias, representam desperdício de potencial.
- 5. Transporte: movimentação desnecessária de materiais, documentos ou informações. Embora seja facilmente percebido em fábricas e centros logísticos, também ocorre digitalmente quando informações precisam passar por diferentes áreas e sistemas sem necessidade.
- 6. Estoque: materiais, produtos ou trabalhos acumulados sem utilização imediata. Em ambientes administrativos e tecnológicos, demandas, projetos e tarefas iniciadas simultaneamente podem formar verdadeiros estoques de trabalho em andamento, aumentando complexidade e tempo de entrega.
- 7. Movimentação: deslocamentos desnecessários realizados pelas pessoas para executar suas atividades. Pode envolver procurar documentos, acessar diferentes sistemas, localizar informações ou alternar constantemente entre ferramentas. Pequenas movimentações repetidas centenas de vezes geram perdas relevantes.
- 8. Processamento excessivo: realizar mais trabalho do que aquilo que efetivamente agrega valor. Aprovações em excesso, controles duplicados, preenchimento da mesma informação em diferentes sistemas, reuniões desnecessárias e relatórios que ninguém utiliza são exemplos frequentes.
O desperdício pode estar entre os departamentos
Um ponto importante é que nem sempre o maior problema está dentro de uma área.
Marketing pode funcionar bem. Vendas também. Financeiro pode possuir excelentes indicadores e Tecnologia trabalhar com métodos ágeis.
Mesmo assim, o processo completo pode ser lento.
Isso acontece porque muitos desperdícios aparecem justamente nas conexões entre departamentos: transferências, esperas, aprovações e falta de informação.
Por isso, o Lean procura observar o fluxo de valor de ponta a ponta, e não somente a eficiência individual de cada departamento.
IA pode eliminar ou acelerar desperdícios
A Inteligência Artificial oferece enorme potencial para automatizar atividades e aumentar produtividade. Entretanto, existe um risco: utilizar tecnologia para executar mais rapidamente algo que nem deveria existir.
Antes de automatizar um processo, uma organização deveria perguntar:
Essa atividade realmente gera valor?
Primeiro eliminamos aquilo que é desnecessário. Depois simplificamos o processo. Somente então devemos avaliar onde automação e IA podem ampliar os resultados.
Enxergar desperdícios muda a organização
O objetivo do Lean não é simplesmente encontrar problemas ou exigir que as pessoas trabalhem mais.
É criar um ambiente no qual os próprios colaboradores consigam identificar desperdícios, expor problemas e melhorar continuamente a maneira como o trabalho é realizado.
Quando isso acontece, redução de custos, produtividade e velocidade deixam de depender exclusivamente de grandes projetos.
Passam a ser consequência de pequenas melhorias realizadas continuamente.
O primeiro passo para eliminar desperdícios é aprender a enxergá-los.