Por: Mike Orzen     8684 visualizações     Tempo leitura: 5 min

Na Parte 2, vamos dar uma olhada em como Lean IT pode ser aplicado para fazer melhorias significativas à qualidade dos dados, reduzindo o retrabalho do desperdício associado a informações incompletas e imprecisas. Veja a Parte 1 aqui.

Para um exemplo prático de Lean IT e gestão de dados, consulte o webinar.

Como Lean IT pode ajudar

Lean IT é um framework que permite entender a informação e a tecnologia sob uma nova luz através da aplicação dos princípios e métodos Lean. Lean é sobre criar excelência no local de trabalho, no trabalho e na qualidade da informação. “Bad data” produz informações acionáveis, o que resulta em erros de julgamento e comportamento.

Se há uma falta crônica de informação de alta qualidade, é impossível sustentar um bom fluxo de trabalho, em razão dos erros canalizados em forma de energia e capacidade mental de seus funcionários.

A ilustração acima é uma pirâmide com princípios, desenvolvidos enquanto escrevia o livro Lean IT. Na sua essência, Lean IT é sobre alavancar a tecnologia para entregar valor ao cliente com o mínimo de esforço exigido. A fim de conseguir isso, nós removemos todo o esforço desnecessário - ambiguidade do processo, erros evitáveis, variação auto imposta, correções, retrabalho, atrasos, e medidas adicionais. Para o propósito desta discussão, vamos nos concentrar no princípio da qualidade na fonte.

Qualidade na fonte significa realizar o trabalho certo da primeira vez, todas às vezes. Trabalho imperfeito (trabalho que está incompleto ou impreciso) nunca deve ser enviado para frente (próxima operação), aos usuários finais, ou clientes. Nós medirmos a qualidade em termos da percentagem de trabalho que seja preciso, completo, oportuno e acessível (tal como definido pelos usuários finais e clientes). A natureza crítica da qualidade da informação é bem conhecida. Estamos todos familiarizados com "Se entrar lixo, sairá lixo!" Sem informação de qualidade, os resultados serão sempre inferiores e exigirão esforços heroicos e retrabalho criativo para atender às expectativas dos clientes.

O fator essencial para informação de qualidade é dado de qualidade. É surpreendente que muitos, se não a maioria das organizações, focam maior parte do seu esforço e recursos em tecnologia direcionando muito pouca atenção para a qualidade dos dados no sistema. Você pode ter o estado da arte em hardware, pilha de aplicativos, rede, conectividade e segurança, mas se você tiver problemas de dados, terá como resultado informações inacessíveis recebidas por usuários finais, confusão, frustração, erros, soluções alternativas, e a dor que vem junto como consequência. Este desperdício, sem valor agregado e aborrecimento só piora ao longo do tempo. Por quê? Porque uma vez que as pessoas não confiam no sistema, eles se adaptam com habilidade para realizar seu trabalho fora do sistema!

A Promessa do ERP

Hoje, as empresas de negócios complexos estão conectadas e são gerenciadas através de sistemas de informação integrados, como o SAP. Enterprise Resource Planning (ERP) tem-se iniciado em torno dos anos 80 e ao mesmo tempo sido uma bênção e uma maldição. A promessa de um sistema integrado com um banco de dados coeso que cria um único e sólido registro da "verdade" tem sido a visão de sistemas de ERP desde a sua criação. ERP é o tecido final da empresa, permitindo que os silos distintos da organização possam trabalhar em pró de objetivos comuns, acesso à informação, manter registros corretos e compartilhar informações. Imagine tentar executar uma corporação moderna sem essa tecnologia!

Muitas vezes é difícil de detectar quando a informação está faltando ou não está disponível. As pessoas tendem a confiar no que o sistema lhe diz e muitas vezes só descobrimos que a informação é imprecisa e incompleta após o fato de ouvir sobre um problema de unidades de transformação, usuários finais, ou o pior cenário - seus clientes.

Qualidade de Dados, ERP, e Respeito às Pessoas

No lean, respeito pelas pessoas refere-se à responsabilidade da gestão em criar um ambiente de trabalho onde as pessoas estão posicionadas para serem bem sucedidas e crescerem com plena capacidade. Isso significa a criação de um local de trabalho onde todos têm as ferramentas, processos e informações de que precisam para fazer um grande trabalho. Significa, também, a criação de uma cultura em que a incerteza e a ambiguidade estão ativamente erradicadas, enquanto a transparência e a confiança são intencionalmente promovidas. Sabendo que o seu sistema ERP está abrigando dados ruins e não fazer nada sobre isso é o oposto do respeito pelas pessoas, e envia uma mensagem clara a todos que a gestão coloca uma prioridade maior em outras coisas.

Se a pobre qualidade da informação torna-se um problema crônico dentro do ERP, os usuários perdem a confiança no sistema e contam com a engenhosidade para conseguir o que eles precisam para concluir seu trabalho. Planilhas, bancos de dados isolados, pagamento de aplicativos baseados em nuvem, soluções in-house desenvolvidas fora da TI, e outros esforços inventados por usuários a fim de adicionar novas camadas de tecnologia anônima nas sombras do ERP. Isso cria um mercado negro de informações que vai além da integração, segurança e controle efetivo do departamento de TI! A dívida técnica associada à sombra que se acumula nos sistemas ao longo do tempo deforma a capacidade da organização em responder a problemas de desempenho complexos e blocos de atualizações diretas para a funcionalidade do sistema.

Como o ERP passa por liberações controladas de módulos e upgrades funcionais, informais, as sombras não autorizadas dos sistemas de TI proliferaram espontaneamente a um ritmo muito rápido impulsionado por necessidades do utilizador, a burocracia da TI e a desconfiança do ERP.

No meu próximo post, vamos aprofundar como Lean IT trata efetivamente a aderência aos “Bad Data”, eliminando a sua criação na origem.

Fonte em inglês: MikeOrzen.com

Data da publicação: 20/08/2015

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