Por: Marcelo Rocha     6354 visualizações     Tempo leitura: 6 min

Podemos conceituar gestão à vista, de maneira ampla, como o alinhamento entre colaboradores, processos e tecnologia de forma que informações primordiais estejam à disposição de todos de uma maneira facilmente reconhecível (através de dados e gráficos), propiciando uma fácil interpretação de tais informações por toda a equipe. Neste artigo vamos detalhar os principais desafios para se alcançar o sucesso na elaboração e implantação de um projeto de gestão à vista.

1. Adesão ao uso do sistema por parte de todos os colaboradores (como em qualquer sistema)

Como acontece com qualquer projeto de TI a ser implantado, conquistar mentes e corações é essencial para o sucesso. Os colaboradores precisam ter a exata noção de que a gestão à vista será implantada para trazer mais transparência a organização, que se trata de um importante passo para dar vez, até mesmo, à meritocracia. O trabalho da direção e das gerências é fundamental para que todos os colaboradores abracem a ideia desde o inicio.

2. Uso em tempo real

A gestão à vista deve apresentar, sempre, informações precisas e atualizadas em tempo real. Todos os responsáveis pela atualização do status de uma atividade devem estar cientes da importância de reportar-se ao sistema de maneira imediata. Vícios de uso como, por exemplo, atualizar as informações somente antes de algum evento importante (como reuniões periódicas de alinhamento e avaliação) deve ser coibido ao máximo.

É necessário entender que as informações pertencem à organização e a falha na atualização do status de uma atividade atrapalha o fluxo de toda a cadeia de produção, principalmente em seus diversos replanejamentos.

Outra grande questão está relacionada com a veracidade das informações. Reportar um progresso irreal de uma atividade é pior do que reportar o atraso de uma atividade. Tais atitudes levam a um falso diagnóstico e diminuem a capacidade de reorganização dos esforços para recuperar prazos.

3. Manutenção de um Sistema de alta disponibilidade

Se for primordial que os responsáveis pelas informações atualizem o status das atividades em tempo real, então se torna igualmente primordial que o sistema de informações responsável pela gestão à vista tenha uma alta disponibilidade. Para atingir esse objetivo é necessário investir em software robusto, infra-estrutura de rede adequada e hardware.

4. Utilização de gráficos, índices e indicadores coerentes e de fácil compreensão (precisam estar ligados ao contexto)

Para garantir a fácil compreensão dos dados é necessário analisar, minuciosamente, o objetivo de cada indicador. Algumas perguntas devem ser feitas: o que queremos demonstrar? Trata-se de uma média histórica? Trata-se de uma participação? A resposta a tais perguntas indicarão o melhor gráfico a ser utilizado (de barras, de linhas, de “pizza”, etc).

5. Registro de informações para obtenção de estatísticas relevantes

Para se estabelecer metas reais e praticáveis, é preciso primeiro saber qual a performance atual da equipe. Quais são as tarefas que desempenhamos e qual a média histórica para entrega dessas tarefas. É importante que o sistema de informações que está por trás do processo de gestão à vista tenha a capacidade de guardar informações históricas para análises futuras.

6. Identificação correta e minuciosa da composição dos processos de produção assim como dos responsáveis

Os processos de produção são interligados. Para garantir rastreabilidade é necessário mapear quais as tarefas compõem uma atividade e qual o impacto de uma atividade sobre outras. Neste mapeamento também precisamos descobrir quais tarefas são paralelas e quais são interdependentes. Em resumo, para construir uma casa você pode construir algumas paredes ao mesmo tempo (de forma paralela), mas precisa construir primeiro a fundação e, por último, o teto. Se a casa foi concluída com atraso, precisamos ter a capacidade de saber quais atividades contribuíram para este atraso e quais os motivos para isso ter acontecido: Metas irreais? Fatores externos? Todavia, utilizando a gestão à vista devemos ser capazes de prever, com antecedência, que um prazo não será cumprido e adotar medidas de correção durante o processo de produção.

Case de Sucesso: Gestão à Vista na Thermo Industrial

A RDI Rocha Digital Intelligence implantou, com sucesso, a plataforma RDI Beit gestão à vista na Thermo Industrial. A plataforma é composta por um sistema web que é atualizado por todos os setores da empresa, além de “totens” que exibem os dados atualizados em tempo real. Estes totens ficam espalhados por toda a empresa. Finalmente, através de um aplicativo desenvolvido para smartphone, os responsáveis pelos projetos (que estão alocados em clientes de todo o Brasil) realizam medições de tarefas e envio de fotos comprovando tais medições (registro de evidências). Todos os colaboradores sabem, a cada momento, o status atual de cada tarefa realizada pela empresa como um todo. No momento, estamos criando um portal para que cada cliente possa acompanhar o progresso dos projetos também em tempo real.

Entrevista com Kirk Pereira, Presidente da Thermo Industrial.

1) Descrição da Thermo Industrial
Líder de mercado no setor de refrigeração em Minas Gerais e em expansão por todo o Brasil atende hoje diversos supermercados de pequeno e médio porte, como também as maiores redes de hipermercados e delicatessens do país.
Empresa nacional com treze anos de mercado, que investe em tecnologia e atualiza produtos e serviços para oferecer aos seus clientes as melhores soluções em refrigeração.
2) O que é o projeto gestão à vista implantado pela Thermo?
O projeto gestão à vista surgiu a partir da necessidade de se criar uma forma de acompanhar a evolução do processo administrativo e produtivo de nosso negócio com o objetivo de alinhar e permitir visualizar as demandas de forma espontânea e simples entre as diversas áreas de atuação da Thermo industrial.
3) Como os produtos RDI Beit Manager e RDI Beit gestão à vista ajudaram nesse Projeto?
O fato da RDI já ter uma base de dados voltada para este fim foi fator decisivo para o sucesso do projeto.
4) Quais os resultados até o momento?
Neste momento, já estamos controlando todo processo produtivo das áreas de compras, financeiro, engenharia, suprimentos e fábrica de forma integrada.
5) Quais as expectativas para o futuro?
Para o futuro pretendemos controlar também todo processo de execução de obras em campo, comissionamentos de equipamento, e já estamos adiantados na integração da área de representantes através de nosso portal para integrarmos todas as fases de nosso negócio nesta plataforma.

Conclusão

O uso da gestão à vista nos permite identificar o que está fora ou dentro dos padrões diariamente e a tomar ações/medidas de contenção para posteriormente fazer um estudo mais aprofundado do por que o problema ocorreu. Não se trata apenas de mostrar os atrasos, mas principalmente de entender porque eles ocorreram. Tudo isso visando a melhoria da qualidade e a evitar desperdícios de tempo, recursos humanos, processamento e, claro, dinheiro.

Data da publicação: 30/07/2016

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